Gagner du temps lors d'envoie de messages aux patients.

Avant la création de Toucan je souhaitais élaborer une application pour  aider les kiné au quotidien. L’idée d’alléger notre journée ne m’a jamais vraiment quittée.

 

Si vous avez un iPhone ou un iPad et que vous l’utilisez pour communiquer avec vos patients, voici un ensemble d’automatisation créé avec l’application Raccourcis.  Le résultat s’apparente à une application. Vous pourrez sélectionner et envoyer vos  messages  « tout fait » et ainsi gagner du temps en augmentant votre réactivité. Vous pourrez paramétrer vos messages les plus courants et les adresser plus rapidement.

 J’utilise l’app Calendrier car c’est la plus pratique. J’y synchronise mon compte Google agenda pour la prise de rendez-vous en ligne. Ce n’est pas obligatoire d'en avoir un.  

Au quotidien les patients me contactent sur un numéro de portable. Cela fonctionne aussi pour un cabinet dont la ligne est sur un portable. 

Certains demandent un rdv par sms d’autres laissent un message sur mon répondeur pour avoir un rdv ou se rappeler l’heure de leur rdv. D’autres prennent le rdv en ligne sur Google Agenda. Le rappel se fait par mail mais je préfère  le doubler par sms tôt le matin et éviter les oublis.

J'ai créé un menu qui regroupe l’ensemble des actions les plus fréquentes dans mon quotidien. 

Je  sélectionne et j'envoie mes messages  « tout fait ». Je gagne du temps et augmente ma réactivité. 

Vous pourrez :

• Envoyer un rappel de l’heure de rdv pour éviter les lapins. 
• Proposer de prendre un rdv en ligne.  
• Confirmer le rdv pris au téléphone ou par internet. 
• Demander un règlement d’une facture si le patient ne l´a pas payée. 
• Recevoir par sms la liste des patients de la journée pour faciliter le pointage. 

 

Libre à vous d’en créer d’autres. 

Pré requis :

iPad ou iPhone ou Mac

Installer l’application raccourci

Installer l’application calendrier pour l'automatisation rappel de rdv

 

Pour chaque raccourci vous avez une photo des actions à enchaîner. Pour trouver ces actions, dans la section recherche, tapez les premiers mots de chaque action. 

 

 1er étape : Créé le raccourci "rdv de base"

Les autres raccourcis suivants prennent  exactement la même structure. 

Dans texte tapez le texte que vous souhaitez et pour obtenir la «  variable heure » il faut appuyer un peu plus après la lettre voulue pour insérer la variable presse papier et ensuite indiquer quelle info retenir, ici  : l’heure. 

Il faut choisir date dans  le contenu proposé, avec ou sans le jour. Ici puisque je l’envoie le matin, je mets aujourd’hui sans la date mais  l’heure uniquement. 

Pour les autres raccourcis à créer le plus simple est de dupliquer le premier raccourci puis de le renommer et de changer le texte que vous souhaitez envoyer. 

Et ainsi de suite. 

 

2- Rappel heure du rendez-vous :

Première étape : créer un raccourci nommé : Rappel rdv "base"  ( voir plus haut ). 

Puis un deuxième raccourci nommé : Rappel rdv

3- Raccourci nommé : Réponse au message du répondeur 

4- Confirmation du rdv :

5- Demande de règlement :

6- Pointage des séances du jours :

7- Création du Raccourci Message kiné :

Une fois les six raccourcis créés, vous pouvez créer ensuite le menu général que j’ai nommé « Messages kiné ».

Sous chaque intitulé du menu, glissez l’action "exécuter le raccourci", sélectionner le raccourci dans votre base de données en cherchant le raccourci adapté à l’intitulé du menu.

 

Enfin vous pourrez créer votre icône et la mettre sur votre écran d’accueil.

Comment s'en servir :

Une fois l’ensemble des raccourcis terminés voici comment s’en servir. Selon l'intitulé du menu vous devez COPIER :

 

• Soit  le rdv sur le calendrier pour le rappel par sms. Ensuite le message par tout seul. Recommencez pour les rdv dont vous jugerez utiles.  

 

• Soit pour les 4 autres choix du menu COPIER le numéro de téléphone portable du patient qui apparaît sur le message ou en appel en absence PUIS LANCEZ le message souhaitée. 

 

La précaution indispensable est d’ajouter le numéro du patient dans la note de l’événement. 

Pour conserver les informations d’un rdv à un autre je copie et colle systématiquement le rdv du jour pour le suivant. Je sélectionne le jour puis je positionne l'heure voulue directement sur l'écran. Un nouveau rdv est proposé avec toutes les informations nécessaires. 

 

La base de messages est modifiable à votre convenance. Ajouter le texte que vous souhaitez ou remplacez Toucan par votre nom.
C’est à vous. 

 

J’essaierai d’être disponible en cas de problème pour vous aider si le temps me le permet. 

 

Olivier